직원의 작업능률을 향상시키고 복리를 증진시키기 위해 법인 또는 개인사업자가 부담하는 판매관리비, 제조경비를 복리후생비라고 한다. 복리후생비로 계정 처리를 할 경우에는 적격증빙을 잘 받아야 하는데 증빙 수취 시 주의사항에 대해 알아보자.

적격증빙의 수취

복리후생비 지출금액이 3만원을 초과하는 경우에는 세금계산서, 신용카드매출전표 (신용카드결제시), 현금영수증, 계산서 등 정규영수증을 수취하여야 한다. 단, 3만원 이하인 지출로 정규영수증을 수취할 수 없는 경우 간이영수증을 수취하여 보관하면 된다.

　
식당에서 적격증빙 받기 어렵다면?

식대 지급과 관련한 증빙서류 자체 구내식당이 없는 기업이 특정 식당을 지정하여 직원들에게 점심식사 등을 제공하고 그 대금을 결제하는 경우 3만원 초과시 식당으로부터 세금계산서 또는 현금영수증을 교부 받거나 신용카드를 사용하여 결제하여야 세법상 적법한 지출증빙서류로 인정을 받을 수 있다.

그러나 거래식당으로부터 적격증빙 수취가 불가능 한 경우 적법한 증빙서류는 아니더라도 지출에 대한 증빙서류로 간이영수증 및 거래장 사본을 거래에 대한 증빙으로 전표 등에 첨부하고 대금은 금융기관을 통하여 결제하여 증빙서류만이라도 반드시 갖추어 두어야 증빙불비가산세는 적용되더라도 비용은 인정받을 수 있다.

한편, 읍∙면지역의 경우 거래 식당이 간이과세자로서 신용카드가맹점이 아닌 사업자의 경우 수취한 간이영수증은 적법한 증빙서류로 인정된다.

　
직원에게 지급한 선물대금의 처리

창립기념일, 야유회, 명절에 직원들에게 선물을 지급하기 위하여 구입하는 선물은 정규영수증 수취대상으로 거래 건당 3만원을 초과하는 경우 세금계산서를 수취하거나 신용카드로 결제하여야 한다.

종업원 선물증정과 관련하여 수취한 세금계산서의 매입세액을 공제받는 경우 직원들에게 선물 지급 시 부가가치세법상 간주공급에 해당되어 부가가치세를 납부하여야 한다. 단, 당초 그 매입세액을 공제받지 않는 경우에는 간주공급에 해당되지 않으므로 실무에서는 통상 불공제 세액으로 처리한다. 다만, 생일선물이나 명절에 지급하는 선물에 대해서는 예외 시킨다.

　
경조사비 지급 후 근거자료 첨부해야

임직원에 대하여 지급하는 경조사비는 적격증빙수취대상이 아니므로 별도의 증빙서류를 수취할 필요는 없으나 이를 입증할 수 있는 근거자료 (청첩장 등) 등을 출금전표에 첨부하여 둔다. 경조사비의 지급에 관하여는 회사 내 지급규정 등을 비치하여 두는 것이 바람직하며, 사회 통념상 인정할 수 없는 정도의 과다한 경조사비 (지급기준에 의하지 아니하고, 특정 직원에게 차별적으로 지급하는 금액) 는 해당 직원에 대한 급여로 처분하여 근로소득세 등을 원천징수 하여야 한다.

　
은행 송금영수증, 적격증빙 될까?

기업간의 상거래에서 대금지급 증빙으로 입금표를 수취할 경우 서로 왔다 갔다 하는 불편함이 있기 때문에, 이를 해소하기 위해서 은행 등 금융기관을 통하여 송금을 한 송금영수증이 필요하다. 즉, 송금영수증은 매입대금을 정상적으로 지급했다는 가장 객관적인 자료이다. 간혹 세무서에서는 자료상을 통한 무자료 가공거래를 적발하기 위하여 매입거래에서 매입세액 부당 공제 혐의가 있다고 판단될 경우 소명자료 제출을 요구한다.

이 경우 입금표보다 송금영수증이 증거력이 더 크기 때문에 대부분의 회사에서는 은행을 통해 사업자 명의로 송금한 송금영수증으로 증빙처리를 하고 있다. 이 경우 송금영수증만으로는 거래 사실에 대해 충분한 증빙이 되지 못할 수 있다. 즉, 송금거래 사실이 법인의 업무와 관련된 것이라는 객관적 증빙(세금계산서 등 추가 증빙)을 갖춘 경우에 한하여 증빙으로 인정받을 수 있는 것이다.